MUTABAKAT NEDİR VE NASIL YAPILIR?

MUTABAKAT NEDİR VE NASIL YAPILIR?

Günlük hayatta da ticari hayatta da sıklıkla ismini duyduğumuz (Mutabakat) Arapça kökenli bir sözcüktür. Muhasebe terimi olarak da yaygın bir şekilde kullanılır. Muhasebe kayıtlarının en önemi kontrol yöntemlerinden bir tanesi de mutabakattır. Mutabakatın firmalar arasında karşılıklı olarak saplanması gereklidir. Bu bakımdan mutabakat formu adıyla bilinen bir takım resmi belgeler firmalar tarafından imzalanmalıdır. Bu sayede mutabakat iki firmanın da kendi rızası ile gerçekleşmesini sağlar. Mutabakat yapılmadan iki firma arasında anlaşmalar takip edilemez. Yani hukuksal açıdan sorunlar çıkarabileceği gibi iki firmanın da birbirine dava açmasına sebep olabilir. Bu nedenle her işte olduğu gibi mutabakatın da açılması resmi bir gerekçedir. Genel olarak Türkçede anlaşma ya da uzlaşma anlamlarında kullanılmaktadır.

Firmalar arası ön muhasebe birimlerinde, şirketler arasında alacak-verecek kayıtlarının tutup tutmadığının tespitinde mutabakat kullanılır. Türk Ticaret Kanunu'na göre işletmeler arasında belirli dönemlerde mutabakat yapmak aynı zamanda ticarî bir zorunluluktur.

Mutabakat anlaşma ve uzlaşma anlamına gelmektedir. İşletmelerin hesap defterlerinin uyumunu kontrol eden bir formdur. Ya da farklı bir anlatımla mutabakat; belli bir konuda taraflar arasında sağlanan uzlaşma anlamında kullanılır. Mutabakat muhasebe alanında sıklıkla kullanılan bir terimdir. Muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyit edilmesi amacıyla daha çok ön muhasebe birimleri arasında borç ve alacak tutarlarının uyumu için yapılır. Ticaret ve muhasebeyle alakalı bir terim olması nedeniyle çok sayıda firmalar tarafından kullanılır. Tabi ki de hukuksal bir süreç içerisinde yer aldığından dolayı dava açanlar da bilir. Dava açan insanlar ve dava açılan insanlar arasında bir bağ kurmayı hedefler. Bu bağ da Mutabakat kelimesi ile tanımlanmaktadır. Tabi ki de anlamı bakımından daha çok derin ve çeşitlidir.

Mutabakat için gerekli olan evraklar

Mutabakat yapılması için de bir takım resmi evrak adı verilen mutabakat formları hazırlanmalıdır. Bu formlar her iki firma tarafından da eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Her iki anlaşmalı firma da cari mutabakat formlarının hızla tam ve eksiksiz doldurulmasını bekler. Her iki taraf da bu formları birbirlerine faks ya da e mail yolu ile gönderir. Bu sayede mutabakat işlemi eksiksiz olarak iki firma tarafından da yapılmış olur. 

 Karşılıklı mutabakat hangi durumlarda yapılır?

Ticari hayatta ve muhasebe anlamında sıkça kullanılan ‘Mutabakat’  usulsüzlükleri azaltmak, vergi takibini sağlayarak riskleri azaltmak adına yapılır. Doğru mali raporlama ve tahsilatların düzenli olarak hazırlanması da mutabakat için gereklidir. Mutabakat genel olarak bir sonuç olarak görülmez. Bir işin başlangıcında yapılması gereklidir. Yani genel olarak bir anlaşma başlangıcı olarak da kabul edilebilir. Firmalar belirli dönemler sonucundan alacak ödemeleri ve borçları mutabakat ile kontrol eder. Gerekli tüm kayıtlar mutabakatlar ile sağlanması durumunda herhangi bir sorun çıkmaz. Mali işlemlerin eksiksiz olması için mutabakatlar çok önemlidir. Bu borçların hazırlanması ve teyit edilmesi için mutabakat mektupları hazırlanmalıdır. Mutabakat mektupları sonucunda gelen bilgiler teyit edilebilir. Bu mutabakat mektupları sonucundan bu bilgilerin teyit edilip diğer firmaya bilgi verilmesi gereklidir. Mutabakat mektuplarının eksiksiz ve doğru olması durumunda mutabakat bilgisi gönderilir. Yani mutabakat anlaşması olan firmalar sürekli iletişim haline olmalıdır. Bu sayede herhangi bir usulsüzlüğün önüne geçilmiş olur.

Mutabakat sadece firmalar arasında geçerlimi dir? Sorusunun yanıtı kesinlikle ‘Evet’ tir. 

Mutabakat herhangi resmi bir belge için kullanılmaz. Devlete mutabakat bir vergi şeklinde gösterilemez. Yani gerekli tüm mutabakat işlemleri sadece firmaları ilgilendirir. Yani mutabakat için özet olarak firmalar asındaki anlaşma denebilir. Tabi ki de farklı çeşitlerdeki mutabakatlar davardır. Buna rağmen mutabakat adı altında hepsi gerçekleştirilebilir. Bu bakımdan firmaların her daim mutabık oldukları durumlar olmalıdır. Bu sayede mutabakattan herhangi bir sorun çıkmadan tam ve kusursuz olarak çıkılabilir.

Firmalar arasında hazırlanan mutabakat formları

Olumsuz(negatif) Mutabakat Formu, Olumlu (pozitif) Mutabakat Formu ve Bakiyesiz (Boş bakiyeli) Mutabakat Formu olmak üzere üç farklı şekli vardır.

Mutabakat çeşitlerinden ilki olan

Olumsuz (negatif) Mutabakat Formu: Müşteriye bakiye bildirilir. Eğer mutabık olunuyorsa müşterisinden mektuba cevap vermemesi istenir. Mutabık olunuyorsa hesap bakiye bilgisi istenir.

Mutabakat çeşitlerinden ikinci olan

Olumlu (pozitif) Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine mutabakat formu gönderir ve uzlaşma ya da uzlaşmama durumunda cevap vermesini ister.

Mutabakat çeşitlerinden üçüncü olan 

Bakiyesiz Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine bakiye miktarı belirtilmemiş form gönderir ve müşterisinden bakiye bilgisini talep eder. 

Cari Hesap Mutabakat Formu Nedir ? 

İşletmeler firmalar ile yapmış oldukları mal alımının ve müşterileri ile yapmış oldukları satışların kontrolünü yaparlar. İşte burada cari hesap mutabakat formu doldurulur. Bu form sayesinde yapmış olunan tüm malların alım ve satımın işlemlerinin kontrolünü yaparlar. İşletmelerin arasında bulunan anlaşma prensibine dayalı olan mutabakat formu ile işletmelerin hesaplarının birbirleriyle tutup tutmadığı kontrol edilir. Cari hesap mutabakat formu hazırlanır ve hazırlandıktan sonra karşı firmaya gönderilir. Aynı şekilde karşı firmada kendisinin hazırlamış olduğu imzalı ve kaşeli cari hesap mutabakat formunu firmaya gönderir. Cari hesap mutabakat formu hazırlama için. xlsx uzantılı olarak Excel programını kullanabiliyorsunuz. Mutabakat formları telefon, e mail ve ya faks ile gönderilebiliyor. Günümüzde en pratik yolu e mail yolu ile göndermektir. Faks ve telefon şirketlerin daha fazla vaktini alır ve zaman kaybına yol açar.

Gelişen teknoloji ve artan internet kullanımıyla birlikte hayatımıza giren E-Mutabakatın Özellikleri Nelerdir ? sorusu da akla gelebilir. Bu soruya da yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazalım.

Özellikle e-mutabakat cari hesapların toplu bir şekilde gönderimi dip toplamları alma ve tüm verileri raporlama, mutabakat dönüşlerinin zamanlanmasını takip etme gibi özelliklere sahiptir.

Bunların haricinde e- mutabakatın diğer özellikler ise sırasıyla

Hesap açıklarını önlemek için SMS gönderme gibi özellikleri. Sorunlu müşterileri tespit edebilme. Diğer firmalar ile ilişkilerin kontrol edilmesi. Mutabakat dönülerinin zamanlanması. Sistem üzerinde karşı tarafa not yazabilme. Cari hesap mutabakat formunun .xlsx cari hesapları kontrol etmeyi kolay hale getirmesi. Birden fazla işletme için sistemi kullanabilme gibi özellikleri içermektedir.

Sıklıkla duyduğumuz ve hayatımızda yer bulmaya devam eden E- Mutabakatın Kullanımının Faydalarından da bahsetmek gerekirse.

Cari hesap mutabakatları genellikle kağıt üzerinde hazır hale getirilip, çıktı olarak alınarak faks ve ya telefon yolu ile karşı firmaya gönderimi yapılıyor. Bu şekilde yapmak hem zaman kaybına yol açıyor, hem de oldukça zahmetli oluyor. Fakat Excel programı ile hazırlamak birçok avantajı beraberinde getiriyor. Bu avantajlara da yazımızın devamında yer verelim.

E- mail yolu ile gönderildiği için hem zamandan tasarruf sağlar, hem de daha kolaydır. Arşivleme, kargo, kağıt gibi masrafları egale ederek düşük maliyetli olma özelliğine sahip. Daha az kağıt kullanıldığı için çevre dostu olma özelliğine sahip. Excel ile veri kaydetme ve alma özelliği olan tüm sistemler ile uyumlu bir şekilde çalışıyor. Sistem üzerinde kayıtlı olan dataya hızlı ve kolay bir şekilde erişim imkanını sunmuş oluyor. Cari hesap mutabakat formu .xlsx, yasal avantaj imkanına da sahip. Yasal zemin üzerinde hızlı dönüşler almayı sağlıyor.