E-SMM Zorunluluğu

Bir başka deyişle, e-serbest meslek makbuzu, matbu serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Ya da başka bir tanımla e- SMM, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olacak şekilde elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve raporlanması e-SMMM yani e-Serbest Meslek Makbuzu olarak tabir edilmektedir. e-SMM karşı tarafın talebiyle dijital ortamda ya da kağıt olarak oluşturulabilir. e-SMM’nin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş olan standartlar çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulup saklanması, ibraz edilmesi ve raporlanması gerekir. Elektronik sertifikayla imzalanması mali mühür onayının da bulunduğu anlamına gelmektedir.

Serbest meslek erbabı kendi nam ve hesabı için serbest meslek faaliyetlerini meslek olarak icra eden kişilerdir. Noter, rehber, veteriner hekim, ressam, artist, menajer, müşavir, avukat, diş hekimi, danışman, senarist, sağlık memuru gibi çalışanlar serbest meslek erbabı olarak kabul edilmektedirler. Serbest meslek mensuplarının bir başka işle ya da görevle uğraşması vasıflarının değişmesini sağlamaz. e-SMM düzenleme zorunluluğu kapsamında atılması gereken adımlardan biri Vergi Dairesi’nde serbest meslek mükellefiyeti açılmasıdır. Daha sonra anlaşmalı bir matbaada serbest meslek makbuzu bastırılması mümkündür. Hizmet gerçekleştikten sonra makbuz müşteriye verilir ve yapılması gereken işlemler olarak tanımlanabilir.

İlgili kanunlarla belirlenen tarih ve yapılan açıklamalara göre 01.01.2018 tarihinden başlamak üzere isteyen serbest meslek erbapları uygulamaya dahil olabilir ve mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için kağıt ortamda düzenledikleri serbest meslek makbuzunu elektronik ortamda elektronik belge olarak düzenleyebilmektedirler. İlgililerin ve muhataplarının talepleri doğrultusunda kağıt ya da elektronik ortam iletebilmektedirler. Bunun yanı sıra elektronik ortamda muhafaza etmeleri ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’na elektronik ortamda raporlamaları gerekir. Yapılan düzenlemelerden sonra serbest meslek erbaplarına 2020 yılıyla birlikte e-SMM zorunluluğu getirilmiş bulunmaktadır. Bu bağlamda e-SMM’ye geçiş için farklı yöntemler söz konusudur. 

Serbest Meslek Makbuzu Nedir? 

Serbest meslekle uğraşanların mesleki olarak yaptığı faaliyetlerden aldığı tahsilatlar için düzenlediği evrak Serbest Meslek Makbuzu olarak adlandırılır. Serbest meslek makbuzunun düzenlenme zorunluluğu olup asıl nüshası müşteriye teslim edilmelidir. Serbest meslek makbuzunun düzenlenmesi zorunlu olduğu gibi müşterinin bu makbuzu istemesi ve alması da zorunludur. Kalan nüsha işletmede muhafaza edilerek arşivlenmelidir. Serbest meslek makbuzunda; makbuzu verenin adı soyadı, unvanı, iş yeri adresi, vergi kimlik numarası ya da T.C. Kimlik Numarası, müşteri adı soyadı, unvanı, adresi, para miktarı, tarih ve imza bulunması zorunlu bilgilerdir.

E-SMM ile ilgili olarak yukarıdaki açıklamaları yazdıktan sonra, bu uygulamaya yapılması gereken zorunlu geçişle ilgili olarak 

Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbaplarının 01.02.2020 tarihinden itibaren faaliyete başladıkları ilk üç ayın sonuna kadar e-SMM’ye geçmesi zorunlu tutulmaktadır. Aynı zamanda serbest meslekle uğraşan kişilerin serbest meslek makbuzu düzenlemesi zorunluluğu vardır. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alınan mali mührün olmadığı durumlarda istenilen anda başvuru yapılarak temin edilmesi ya da e-imza kullanılıyorsa geçiş işlemi yapılması mümkündür. e-SMM zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden çözümlenebilmektedir. Elektronik ortama geçişle, serbest meslek makbuzlarının elektronik ortama taşınması ve iş yükünün hafifletilmesi amaçlanır.

Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kullanılır?

e-SMM sisteminin kullanılabilmesi için e-imza ya da mali mühür sahibi olunması gerekir. Bu aşamanın ardından 3 şekilde e-SMM’den faydalanılması mümkündür. İlk yöntem GİB üzerinden gerçekleştirilmektedir. Bunun için siteye giriş yapılır. Daha sonra elektronik arşiv başvuru alanından elektronik belgeler gönderilir. E-imza ile bu alandan işlem yapılabilir. Diğer yöntem özel entegratör kullanmak olup bu yöntemi kullanacak kişiler GİB üzerinden başvuru yaparak GİB onaylı Özel Entegratör Sistemi’nin bilgi işlem sistemlerine entegre edebilmektedirler. Doğrudan entegrasyon yoluyla geçiş yapmak isteyenler ise kendi bilgi işlem sistemlerini doğrudan başkalık sistemine entegre edebilmektedirler. E-belge süreçlerinin tamamlanmasının ve ilgili alanda belirtilen belgelerin iletilmesinden sonra başvuru tamamlanır. Zorunlu olan e-SMM sistemine geçiş yapmayan ya da geçiş yapmada geç kalan serbest meslek erbaplarının Vergi Usul Kanunu gerekçesiyle ceza almaları söz konusu olabilir.

Serbest Meslek Makbuzunun Faydaları Nelerdir?

e-SMM alıcının isteği doğrultusunda ıslak imzalı kağıt çıktısı alınarak ya da elektronik ortamda iletilebilir. e-SMM uygulamasına geçmek için e-imza ya da mali mühür alınmalıdır. Firma kaşesinin elektronik hali olan mali mühür başvurusu Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden yapılabilir. TÜBİTAK tarafından üretilen mali mühüre e-fatura başvurusu için ihtiyaç duyulur. E-imza ise şahıslara verilen elektronik imza olup Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları’ndan temin edilmesi mümkündür. e-SMM uygulamasına geçiş veri kaybını önlemesinin yanı sıra baskı, arşivleme, depolama ve kargolama gibi maliyetlerin ortadan kalkmasını sağlar. Yanlış kesilen faturaların kolayca iptal edilmesini sağlar. Hatalı işlemlerin, iade ve red süreçlerinin elektronik olarak yönetilmesine imkan verir. Hatalı işlem yapma riski minimize edilir. İşlemler hızlı, güvenli ve kolay bir şekilde yapıldığı gibi zamandan da tasarruf sağlanır. Vergi Usul Kanunu’nun 231. maddesinde; “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” İbaresi yer alır. Ancak makbuzda tahsilat esası geçerli olduğundan tahsilat yapıldığı anda makbuzun düzenlenmesi zorunluluğu bulunmaktadır. Zorunluluk haline getirilmiş olmasına rağmen belirtilen süre içinde e-SMM uygulamasına geçmeyen mükellefler ile e-SMM düzenlemeyen ve almayan mükellefler için (232′ nci maddenin fıkrasının 1 ila 5 numaralı bentlerinde sayılanlar) hakkında Kanunu’nda öngörülen hükümlerin uygulanması söz konusu olmaktadır.