E- Defter Nedir?

e-Defterin tarifini kısaca yazmamız gerekirse, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter veya halk arasındaki deyimiyle ‘Defteri Kebir’ veya yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp, muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e- devlet denir, şeklinde açıklayabiliriz.

e-Defter uygulamasıyla ilgili yazdığımız açıklamadan sonra sıkça sorulan sorulardan biri olan e-Defter ne işe yarar? Sorusunun da cevabını yazalım. Bu konuda işlediğimiz e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital, ortamda tutulduğu maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Bu sistemde kayıtlar standart bir formatla hazırlanır. Bu geliştirilen uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim planlanıp amaçlanmıştır.

e-Deftere Nasıl Geçiş Yaparım?

İsteğe bağlı olarak e – deftere geçmek isteyen mükellefler, edefter.gov tr adresinden başvurularını yapabilirler. Yapılacak başvuru esnasında gerçek kişilerin e- imza veya mali mühür, tüzel kişilerin ise mali mühür ve başvuru yapmaları gerekmektedir.

Bu kadar özelliği olan, geçmesi kolay e-Defter uygulamasını kimlerin kullanacağı ile ilgili aklınıza gelebilecek bir soruya da 2020 yılında cirosu 56 milyon ve üzerinde olan tüm firmaların, 2021 yılında zorunlu olarak e-Fatura uygulamasına geçmiş olan mükelleflerin ve 2021 yılında bağımsız denetime tabi olma şartını sağlayan mükelleflerin ocak 2022 itibariyle e-Defter uygulamasına geçmesi zorunludur. Bu zorunluluğa uymayanlarla ilgili olarak Türk Ticaret Kanunun 562. Maddesi uyarınca gerekli açılış ve tasdik işlemlerinin yaptırmayanlar dört bin TL para cezası ile cezalandırılırlar. e-Defterin olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi durumunda ise sorumlular 300 günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılırlar.

Cezai işlemlerle karşı karşıya kalmamak için yevmiye defteri veya büyük defterin beratlarının ilgili ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı portalına yüklemelerinin yapılması gerekir. E –Deftere giriş kolay olduğu gibi çıkmakta çok kolaydır. e-Fatura, e-Defter uygulamalarına kendi isteğinizle geçtiyseniz, e-Fatura kullanmaya devam edip, e-Defter uygulamasından çıkabilirsiniz.

Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı başvuruda bulunmalısınız. Yaptığınız başvuru uygun görülürse e-Defter uygulamasından çıkabilirsiniz.

Elektronik defter e-Defterin nasıl tutulacağı ile ilgili gelen sorulara cevap alması bakımından ise. e-Defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir. Elektronik fatura (E – Fatura) kullanıcıları belge numarası alırken elektrik faturanın numarasını değil, faturanın ID’sini girmelidir.

Yukarıda adı geçen e-Defter beratı ise yine internet üzerinden oluşturulur. İlgili aya ait e-Defter kaydı seçilip alt tarafta bulunan ‘Berat’ oluştur seçeneği ile dosyanın beratı oluşturulur. Berat oluşturma işlemi sonrasında e-Defter kataloğunda belirlenen formata uygun imzasız yevmiye berat dosyası oluşturulacaktır.

İnternet üzerinden yapılacak berat gönderme işleminde geçici vergi dönemleri bazında berat yükleme tercihinde bulunmak isteyen mükellefler, mali mühür veya elektronik imza ile e-Defter uygulamasına giriş yapıp ‘Bilgi Güncelleme’ kısmından ‘Berat’ Yükleme, ‘Tercihi’ bölümünden aylık yükleme / geçici vergi dönemleri bazında yükleme şeklinde seçim yapabilirler.

e-Defter uygulaması oluşturulurken dikkat edilmesi gereken hususlarda vardır. e-Defter de kullanılacak program mutlaka program – yazılım uyumluluk onayı almış bir program – yazılım olmalıdır.  Yevmiye kayıtlarını oluşturan kişinin bilgisi defterde yer almalıdır. Oluşturulan belgelerin kayıt tarihlerine dikkat edilmelidir. Her belgeye ait bilgiler tek bir yevmiye kaydında olmalıdır. 

e-Defterlerde tasdik ücreti olarak, işlemin mükellef tarafından kendisinin yapılması halinde defter yaprak sayısına göre 149 TL ile 531. 46 TL arasında bir tutarı ödemeniz gerekir.  Şirketler defterlerini mali müşavirlik firmaları aracılığıyla tasdik ettirme yoluna giderlerse, aldıkları bu hizmet için noterde çıkan harç ve kâğıt bedeline ek olarak defter tasdik ücretlerini ödemek zorunda kalırlar.

e-Defterin zamanında tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasına, re-sen vergi tarhiyatına KDV; indirimlerinin reddine sebep olabileceği gibi defterin tasdiksiz veya zamanında tasdik edilmemiş olması hali bu defterlerin sahibi lehine delil olabilme özelliğini de zedelemektedir. 

Vergi Usul Kanunun da yasal defterlerin sürelerinde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezası uygulamasını gerektirir. Yasal defterlerin belirtilen sürenin sonunda başlayarak, bir ay içinde yapılacak tasdikler de geçerli sayılır ancak, ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir.  

Sistem üzerinden kayda alınmış e-Defter saklama berat dosyaları ikincil kopyaları mali mühür – elektronik imza ile ilgili internet linkleri üzerinden e-Defter uygulamasına giriş yapılarak ‘ E Defter Saklama Listesi’ menüsünden dönem seçerek görüntüleme yapılabilir. 

Elektronik defter ( e-Defterle) ilgili olarak yazılan açıklamalardan sonra aklınıza defter ve belgelerin geçersizliği olabilir mi sorusu gelebilir.

e-Fatura sistemine geçmeyen işletme dolayısıyla e-Defter sistemine de geçmemiş durumunda olacaktır.

Bu durum binlerce işletmede ortaya çıkarsa bunun sonuçları tartışmaya değer olacaktır. Elektronik ortamda düzenlenmesi gereken fatura ve tutulması gereken defterler elle veya klasik yöntemle tutulursa fatura düzenlenmemiş ve defter hiç tutulmamış sayılmaktadır. 

Fatura almama ve vermemenin özel usulsüzlük cezası defterin ibraz edilmemesi sürecindeki usulsüzlük ve özel usulsüzlük cezaları uygulaması yanında defterlerin yazılmamış sayılması nedeniyle katma değer vergisi indirimlerinin reddedilmesi ayrı ayrı sorunlar olarak idarenin ve mükellefin karşısına çıkabilir.

Defterlerin hiç tutulmamış olması Vergi Usul Kanununda ayrı bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Elektronik fatura uygulamasında e-Fatura yerine yanlışlıkla normal fatura düzenlenmesinin ortaya çıkardığı KDV indirimi veya reddi olarak ortaya çıkan sorunlar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen esneklikle çözülmeye çalışılmıştır. Bu uygulamaya örnek vermek gerekirse bugünkü tarihle düzenlenen geçmiş tarihli fatura, e-Fatura olarak düzenlenmekte ve muhatabına gönderilmektedir.

Normal yollarla düzenlenen fatura ise iptal edilmektedir. Fakat bu yapılırken usulsüzlük cezalarının sorumluluğunun mükellefe ait olduğu vurgulanarak açıklanmakta, söylenmektedir. 

Aynı bakış açısıyla e deftere geçmeyi atlayan ancak vergi kanunlarına uygun ve vergi zayi olmayacak şekilde işlemlerini yapan mükelleflerin, defterlerini tutmadığı gerekçesiyle KDV lerini reddetmek demek, mükellefi defter belge tutmamanın usulsüzlük fiili dışındaki sonuçlarına maruz bırakmamak demek olacağından, buda maksadı aşmak olarak düşünülmektedir.

Yukarıda yazılan durumlarda vergi zayi olmadığını vergi müfettişi veya yeminli mali müşavir raporu ile kanıtlayan mükellefe sadece usul hükümlerine göre ceza istemek hakkaniyete uygun bir davranış veya işlem olacağı öngörülmektedir. 

Kayıt dışı ekonomi ile mücadele amacıyla yürürlüğe konun e-Fatura ve e-Defter düzenlemelerinden beklenen sonucu almanın ekonomide ki nakit dolaşımını azaltmaktan geçtiği de düşünülmektedir.