E- İMZA NEDİR? NASIL ALINIR?
20 Ocak 2021 Çarşamba
E- İMZA NEDİR? NASIL
ALINIR?
Gelişen teknoloji ile birlikte kullanımı da hızla artan
e-imza ile ilgili bilinmeyenleri bu yazıda derlemek istedik. İşleri
kolaylaştıran, hizmet kalitesini ve hızını arttıran, evrak taşımayı sona
erdiren kullanıcı güvenliğini en üst seviye de tutan e – imza nedir ? Nasıl
alınır soruları ise arama motorlarında en çok aranan kelimeler arasına girdi.
Son yıllarda e - ticaret hacmindeki artışla birlikte elektronik imzanın
kullanım yoğunluğu da artmıştır.
İmza nedir?
İmza bir yazının kimin tarafından yazıldığını veya
içeriğinin tasdik edildiğini belli etmek amacıyla metnin altına konulan isim
veya işaretin adıdır. İmza bir yandan kullanıcısının hüviyetini, diğer taraftan
da beyanda bulunma iradesini tespit eder. İmzalayanın metni okuyup anladığı ya
da belgeyi bizzat hazırlayan kişi olduğunu gösterir.
E- imza nedir?
Elektronik imza (E-imza) ya da sayısal imza başka bir
elektronik veriye eklenen veya eklenen elektronik veriyle mantıksal bağlantısı
bulunan, kimlik doğrulama amacıyla son dönemde yaygın olarak kullanılan
elektronik veridir. Bilgisayar ortamında E- imza olarak yaygın ismiyle
kullanılan sistem elektronik ortamda imza yerine kullanılabilen kolay, hızlı ve
güvenilir yasal kimlik doğrulama sisteminin adıdır. Islak imza ile tamamen
eşdeğerdir. Sayısal verilerle e imza oluşturulduğu için ıslak imza gibi tek
biçimde olamaz. Farklı karakterler harf ve sembollerden oluştuğu için
kullanılan yere göre değişiklik gösterebilir. E- imza internet üzerindeki
açıkları kullanarak başkası adına işlem yapmaya çalışan veya yapan art niyetli,
kötü niyetli kişi veya kişilerle kullanıcıların önüne geçer. Kurumsal veya
bireysel olmak üzere iki çeşit e- imza kullanılabilir.
E- imza ne zamanın tarihçesi nedir?
22 yıl önce 2000’li yıllardan itibaren hızla gelişmeye
başlayan teknolojiyle birlikte kişilerin veya kurumların işlemlerinin
kolaylaşması, hızlanması ve daha güvenli hale getirilmesi imza alanında da
etkisini göstermiştir. Türkiye’de bu alanda başlangıç 2004 yılında başlamıştır.
Elektronik imza veya e- imza olarak adlandırılan bu süreç 23- 10 – 2004 tarih
ve 25355 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren (5070 sayılı
Elektronik İmza Kanunu) ile başlamıştır. İki yıl sonra (E – Devlet Kapısının
Kurulması, İşletilmesi ve Yönetilmesine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararı) ile
devam etmiş. 2009 yılında da (Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve
Esaslar Hakkında Yönetmelikle kamu hizmetlerinin elektronik ortamda
sunulmasıyla ilgili gelişmelerle sürmüştür. 2012 yılında yürürlüğe giren (6098
sayılı Türk Borçlar Kanununda) güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılmış
imzanın bütün hukuki sonuçları doğuracağı ifade edilmiştir. 2016 yılında da (E-
Devlet Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik)
yürürlüğe girmiş, Türkiye’de kamu hizmetlerinde elektronik ortamdan sunulmasına
yönelik çalışmalarla ilgili yapılması gerekenler yer almıştır.
E- imza nereden alınır?
Son yıllarda kullanımı artan ve adını sıkça duymaya devam
ettiğimiz elektronik imza (E-imza) ‘ yı almak çok kolaydır. E – imza Bilgi
Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylanmış, hizmet kalitesi ve
güvenirliği kabul edilmiş, hizmet sağlayıcıları tarafından kullanıcının
hizmetine sunulmaktadır. Kurum tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlar
tarafından dağıtılan sertifikalar kullanılmak suretiyle imzalama işlemi
yapılabilmektedir.
E-imza içen gerekli belgeler nelerdir?
E – imza bireysel olarak kullanılabileceği gibi kurumsal
olarak da e – imza başvurusu yapılabilmektedir.
Güvenli, hızlı ve kaliteli hizmet için e – imza kullanmak
isteyen bireysel kullanıcılar başvuran şahsa ait Türkiye Cumhuriyeti Kimlik
Numarasını gösteren nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi veya pasaport gibi resmi
olarak kullanılabilecek bir belgenin aslı olmalıdır. Bununla birlikte nitelikli
elektronik Sertifika (NES) taahhütnamesiyle başvuru formunu doldurmalıdır.
E- imza ya kurumsal olarak başvuru yapmak istiyorsanız da
yanınızda biraz belge olması gerekmektedir. Bu belgelerde de kısaca bahsetmek
gerekirse Nitelikli Elektronik Sertifika
(NES) taahhütnamesiyle başvuru formu. İmza sirkülerinin fotokopileri. E –
imzaya başvuru yapmak isteyen kişiye ait Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarasını
gösteren kimlik kartı, sürücü belgesi, pasaport, evlilik cüzdanı gibi resmi
olarak kullanılabilecek bir resmi belgenin aslı. Son altı ay içerisinde Ticaret
Sicil Müdürlüğünden alınmış bir faaliyet belgesinin aslının bulunması
gerekmektedir.
Elektronik imza (E- imza) kimler tarafından kullanılabilir?
Kullanımı artan ve ismini sıkça duymaya devam ettiğimiz
elektronik imza (E- İmza) ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğine sahiptir.
Günümüzde elektronik ortamın yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanmasıyla
birlikte farklı taleplerin ve çeşitli güvenlik sorunlarının ortaya çıkmasına sebep
olmuştur. E- imza kanunuyla kişinin eliyle attığı ıslak imza ile aynı hukuki
sonucu ortaya çıkartacağı ve kesin delil niteliğinde kabul edileceği hükme
bağlanmıştır. Bu yüzden elektronik imzayı ıslak imza atmasına engel olmayacak
hukuki ehliyete sahip herkes e- imza atma veya kullanma yetkisine sahiptir.
Kurumsal alanlarda e- imza kullanılabilmesi içinde firma adına e- imza
atabilecek yetkiye sahip kişi firma tarafından belirlenir. Belirlenen kişi
tarafından e- imza kullanılsa da, e – imza dan kurum sorumludur.
E- imza nerelerde kullanılır?
Güvenli, elektronik imza hizmeti birçok alanda
kullanılabilir. Bireysel veya kurumsal olarak alınan e – imzalar toplu imza
atılması gereken durumlarda, e-fatura – e- arşiv fatura programlarında,
elektronik arşiv sistemlerinde, bankalara gönderilecek talimatlarda, ihracatta,
gümrük işlemlerinde personel hizmet sözleşmelerinde veya diğer sözleşmelerde.
Personelle ilgili izin, çalışma performansı, fazla mesai, yapılan masrafların
onay formlarının imzalanması gibi kurumsal işlemlerle, e- devlet uygulamasının
kullanılmasında, e- şirket işlemlerinde. Kurum içi yazışmalarda istenilmesi
halinde ve daha birçok alanda e - imza
kullanılabilir. Elle atılan ıslak imzanın gerekli kılındığı diğer alanlarda
elektronik imzayı rahatlıkla kullanabilirsiniz.
Elektronik imzanın uygulama alanları nelerdir?
Bankalar, finans kuruluşları, yaygın şube ağına sahip
sigorta şirketleri holdingler, kamuya ait kurum ve kuruluşlarla büyük
şirketler, üniversiteler, yüksek iletişim ve bilgi güvenliği ihtiyacı duyulan
organizasyonlar başta olmak üzere elektronik imzanın orta ve uzun vadede yaygın
bir uygulama alanı bulabileceği ön görülmektedir.
Elektronik imzanın kamusal alandaki uygulamaları kısaca
yüksek öğretime geçiş sınavı (YGS), Kamu Personel Seçme Sınavı (KPSS) lisans
üstü eğitime geçiş sınavı (LES) ve pasaport işlemleri gibi birçok alanda
kullanılabilir. Resmi kurum ve kuruluşların kendi aralarında yapacağı
yazışmalarda, sosyal güvenlik ile ilgili uygulamalarda, sağlık sistemiyle
ilgili uygulamalarda. Çeşitli vergilerin ödenmesinde ve elektronik oy verme
işlemlerinde kullanılabilir.
Elektronik imzanın ticari alandaki uygulamalarından da
kısaca bahsetmek gerekirse internet bankacılığı işlemlerinde, sigortacılık, e-
sözleşmelerde ve e- siparişlerde kullanılabilir.
E – imza şifresinin unutulması veya kaybedilmesi halinde ne
yapılabilir?
Yaygın olarak kullanılan e-
imza şifresinin kaybedilmesi halinde öncelikle alınan e- imzanın en kısa
sürede iptal edilmesi gerekmektedir. Eğer e – imza şifresi başka kişilerin veya
kötü niyetli kişilerin eline geçmiş ise kullanılmaması için mutlaka iptal edilmesi
gerekmektedir. İptal işleminden sonra yeniden e- imza alımı yapılmasıyla ilgili
çalışmanın başlatılması gerekiyor. Elektronik sertifika her kullanıcıya mahsus
üretilmektedir ve başka bir yedeği bulunmamaktadır.
Sistem üzerinde kullanılan e- imza şifresinin
unutulması halinde ise uygulamaya girebilmek için şifrenin (PİN) üç kez yanlış
girilme hakkı bulunmaktadır. Üçüncü kez yanlış şifre girilmesi halinde bloke
olmaktadır. Her kullanıcıya ait PUK kodu vardır. Elinizde PUK kodu yoksa e-
imza sağlayıcısından kod istenmelidir. Bu PUK kodunda da kullanıcıya üç hak
verilmiştir. Üç hakkın sonunda PUK kodu da yanlış girilirse e- imza
kullanılamaz hale gelmektedir. Bu işlemden sonra yeniden e-imza alımının
yapılması gerekmektedir.