E- İMZA NEDİR? NASIL ALINIR?

E- İMZA NEDİR? NASIL ALINIR?
 
Gelişen teknoloji ile birlikte kullanımı da hızla artan e-imza ile ilgili bilinmeyenleri bu yazıda derlemek istedik. İşleri kolaylaştıran, hizmet kalitesini ve hızını arttıran, evrak taşımayı sona erdiren kullanıcı güvenliğini en üst seviye de tutan e – imza nedir ? Nasıl alınır soruları ise arama motorlarında en çok aranan kelimeler arasına girdi. Son yıllarda e - ticaret hacmindeki artışla birlikte elektronik imzanın kullanım yoğunluğu da artmıştır. 
 
İmza nedir?

İmza bir yazının kimin tarafından yazıldığını veya içeriğinin tasdik edildiğini belli etmek amacıyla metnin altına konulan isim veya işaretin adıdır. İmza bir yandan kullanıcısının hüviyetini, diğer taraftan da beyanda bulunma iradesini tespit eder. İmzalayanın metni okuyup anladığı ya da belgeyi bizzat hazırlayan kişi olduğunu gösterir.  
 
E- imza nedir?

Elektronik imza (E-imza) ya da sayısal imza başka bir elektronik veriye eklenen veya eklenen elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan, kimlik doğrulama amacıyla son dönemde yaygın olarak kullanılan elektronik veridir. Bilgisayar ortamında E- imza olarak yaygın ismiyle kullanılan sistem elektronik ortamda imza yerine kullanılabilen kolay, hızlı ve güvenilir yasal kimlik doğrulama sisteminin adıdır. Islak imza ile tamamen eşdeğerdir. Sayısal verilerle e imza oluşturulduğu için ıslak imza gibi tek biçimde olamaz. Farklı karakterler harf ve sembollerden oluştuğu için kullanılan yere göre değişiklik gösterebilir. E- imza internet üzerindeki açıkları kullanarak başkası adına işlem yapmaya çalışan veya yapan art niyetli, kötü niyetli kişi veya kişilerle kullanıcıların önüne geçer. Kurumsal veya bireysel olmak üzere iki çeşit e- imza kullanılabilir.

E- imza ne zamanın tarihçesi nedir?

22 yıl önce 2000’li yıllardan itibaren hızla gelişmeye başlayan teknolojiyle birlikte kişilerin veya kurumların işlemlerinin kolaylaşması, hızlanması ve daha güvenli hale getirilmesi imza alanında da etkisini göstermiştir. Türkiye’de bu alanda başlangıç 2004 yılında başlamıştır. Elektronik imza veya e- imza olarak adlandırılan bu süreç 23- 10 – 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu) ile başlamıştır. İki yıl sonra (E – Devlet Kapısının Kurulması, İşletilmesi ve Yönetilmesine İlişkin Bakanlar Kurulu Kararı) ile devam etmiş. 2009 yılında da (Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikle kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmasıyla ilgili gelişmelerle sürmüştür. 2012 yılında yürürlüğe giren (6098 sayılı Türk Borçlar Kanununda) güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçları doğuracağı ifade edilmiştir. 2016 yılında da (E- Devlet Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik) yürürlüğe girmiş, Türkiye’de kamu hizmetlerinde elektronik ortamdan sunulmasına yönelik çalışmalarla ilgili yapılması gerekenler yer almıştır. 
 
E- imza nereden alınır?

Son yıllarda kullanımı artan ve adını sıkça duymaya devam ettiğimiz elektronik imza (E-imza) ‘ yı almak çok kolaydır. E – imza Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylanmış, hizmet kalitesi ve güvenirliği kabul edilmiş, hizmet sağlayıcıları tarafından kullanıcının hizmetine sunulmaktadır. Kurum tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından dağıtılan sertifikalar kullanılmak suretiyle imzalama işlemi yapılabilmektedir.
 
E-imza içen gerekli belgeler nelerdir?

E – imza bireysel olarak kullanılabileceği gibi kurumsal olarak da e – imza başvurusu yapılabilmektedir. 
Güvenli, hızlı ve kaliteli hizmet için e – imza kullanmak isteyen bireysel kullanıcılar başvuran şahsa ait Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarasını gösteren nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi veya pasaport gibi resmi olarak kullanılabilecek bir belgenin aslı olmalıdır. Bununla birlikte nitelikli elektronik Sertifika (NES) taahhütnamesiyle başvuru formunu doldurmalıdır.

E- imza ya kurumsal olarak başvuru yapmak istiyorsanız da yanınızda biraz belge olması gerekmektedir. Bu belgelerde de kısaca bahsetmek gerekirse  Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) taahhütnamesiyle başvuru formu. İmza sirkülerinin fotokopileri. E – imzaya başvuru yapmak isteyen kişiye ait Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarasını gösteren kimlik kartı, sürücü belgesi, pasaport, evlilik cüzdanı gibi resmi olarak kullanılabilecek bir resmi belgenin aslı. Son altı ay içerisinde Ticaret Sicil Müdürlüğünden alınmış bir faaliyet belgesinin aslının bulunması gerekmektedir.

Elektronik imza (E- imza) kimler tarafından kullanılabilir?

Kullanımı artan ve ismini sıkça duymaya devam ettiğimiz elektronik imza (E- İmza) ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğine sahiptir. Günümüzde elektronik ortamın yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanmasıyla birlikte farklı taleplerin ve çeşitli güvenlik sorunlarının ortaya çıkmasına sebep olmuştur. E- imza kanunuyla kişinin eliyle attığı ıslak imza ile aynı hukuki sonucu ortaya çıkartacağı ve kesin delil niteliğinde kabul edileceği hükme bağlanmıştır. Bu yüzden elektronik imzayı ıslak imza atmasına engel olmayacak hukuki ehliyete sahip herkes e- imza atma veya kullanma yetkisine sahiptir. Kurumsal alanlarda e- imza kullanılabilmesi içinde firma adına e- imza atabilecek yetkiye sahip kişi firma tarafından belirlenir. Belirlenen kişi tarafından e- imza kullanılsa da, e – imza dan kurum sorumludur.

E- imza nerelerde kullanılır?

Güvenli, elektronik imza hizmeti birçok alanda kullanılabilir. Bireysel veya kurumsal olarak alınan e – imzalar toplu imza atılması gereken durumlarda, e-fatura – e- arşiv fatura programlarında, elektronik arşiv sistemlerinde, bankalara gönderilecek talimatlarda, ihracatta, gümrük işlemlerinde personel hizmet sözleşmelerinde veya diğer sözleşmelerde. Personelle ilgili izin, çalışma performansı, fazla mesai, yapılan masrafların onay formlarının imzalanması gibi kurumsal işlemlerle, e- devlet uygulamasının kullanılmasında, e- şirket işlemlerinde. Kurum içi yazışmalarda istenilmesi halinde ve daha birçok alanda e  - imza kullanılabilir. Elle atılan ıslak imzanın gerekli kılındığı diğer alanlarda elektronik imzayı rahatlıkla kullanabilirsiniz.
 
Elektronik imzanın uygulama alanları nelerdir?

Bankalar, finans kuruluşları, yaygın şube ağına sahip sigorta şirketleri holdingler, kamuya ait kurum ve kuruluşlarla büyük şirketler, üniversiteler, yüksek iletişim ve bilgi güvenliği ihtiyacı duyulan organizasyonlar başta olmak üzere elektronik imzanın orta ve uzun vadede yaygın bir uygulama alanı bulabileceği ön görülmektedir.

Elektronik imzanın kamusal alandaki uygulamaları kısaca yüksek öğretime geçiş sınavı (YGS), Kamu Personel Seçme Sınavı (KPSS) lisans üstü eğitime geçiş sınavı (LES) ve pasaport işlemleri gibi birçok alanda kullanılabilir. Resmi kurum ve kuruluşların kendi aralarında yapacağı yazışmalarda, sosyal güvenlik ile ilgili uygulamalarda, sağlık sistemiyle ilgili uygulamalarda. Çeşitli vergilerin ödenmesinde ve elektronik oy verme işlemlerinde kullanılabilir.

Elektronik imzanın ticari alandaki uygulamalarından da kısaca bahsetmek gerekirse internet bankacılığı işlemlerinde, sigortacılık, e- sözleşmelerde ve e- siparişlerde kullanılabilir.
 
E – imza şifresinin unutulması veya kaybedilmesi halinde ne yapılabilir?

Yaygın olarak kullanılan e-  imza şifresinin kaybedilmesi halinde öncelikle alınan e- imzanın en kısa sürede iptal edilmesi gerekmektedir. Eğer e – imza şifresi başka kişilerin veya kötü niyetli kişilerin eline geçmiş ise kullanılmaması için mutlaka iptal edilmesi gerekmektedir. İptal işleminden sonra yeniden e- imza alımı yapılmasıyla ilgili çalışmanın başlatılması gerekiyor. Elektronik sertifika her kullanıcıya mahsus üretilmektedir ve başka bir yedeği bulunmamaktadır.

Sistem üzerinde kullanılan e- imza şifresinin unutulması halinde ise uygulamaya girebilmek için şifrenin (PİN) üç kez yanlış girilme hakkı bulunmaktadır. Üçüncü kez yanlış şifre girilmesi halinde bloke olmaktadır. Her kullanıcıya ait PUK kodu vardır. Elinizde PUK kodu yoksa e- imza sağlayıcısından kod istenmelidir. Bu PUK kodunda da kullanıcıya üç hak verilmiştir. Üç hakkın sonunda PUK kodu da yanlış girilirse e- imza kullanılamaz hale gelmektedir. Bu işlemden sonra yeniden e-imza alımının yapılması gerekmektedir.