E-İRSALİYE NEDİR ?

Gelişen teknolojiyle birlikte e- ticaretle birlikte adından sık sık bahsedilen bizlerinde sıkça duyduğu e-Beyanname, e-Bildirge, e-Fatura derken şimdi de e-İrsaliye literatürümüze girmiş bulunmaktadır. Sıkça soruların sorulduğu e- irsali ye yi de bu yazımızda her yönüyle anlatacağız. Öncelikte e-İrsaliyenin tanımıyla yazımıza başlayalım. E -irsaliye, kağıt irsaliye ile aynı nitelikte fakat dijital ortamda düzenlenen elektronik bir belgedir. Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa ulaştırırlar. Başka bir anlatımla e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahip, uygulamanın elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan bir uygulamadır. Ancak e-İrsaliye uygulamasıyla yeni bir belge ortaya çıktığı düşünülmemelidir. Kağıt irsaliye üzerinde bulunması gereken tüm bilgiler, e-İrsaliye üzerinde de yer alır. Merkezinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yer aldığı e-İrsaliye, yalnızca uygulamaya geçiş yapmış kayıtlı şirketler arasında kullanılabilir. Firmaların kullandığı sevk irsaliyesi yerine geçen e-İrsaliye, herhangi bir ürünü teslim alan tarafa iletilir. Malların sevki sırasında e-İrsaliyenin kağıt çıktısı araçta bulundurulur. Düzenlenen e-İrsaliyenin saklanma süresi ise yasal olarak 10 yıldır. Kağıt irsaliyeye ek olarak aracın plaka bilgisi ve sürücü kimlik bilgilerinin de yer aldığı e-İrsaliye uygulamasında alıcılar, ürünü teslim aldıklarında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden dönüş yaparak kabul ve ret işlemlerini gerçekleştirebilir. Ayrıca iade, kısmi kabul ya da çeşitli aksaklıklar da satıcıya iletilebilir. e-Fatura uygulamasında olduğu gibi yalnızca uygulamaya dahil olan kullanıcılar arasında düzenlenebilen e-İrsaliye, kapalı bir sistemde çalışıyor. Mali mühür ile onaylanan e-İrsaliye, satıcı tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e iletildikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) kontrol ediyor ve elektronik ortamda alıcıya ulaştırıyor.

Konuyla ilgili olarak en sık sorulan soruların başında gelen Kimler e-İrsaliye Kullanabilir? Sorusunun cevabını da aşağıda yazalım. Buna göre 

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap döenmleri brut satış hasılatı 25 Milyon TL ve üzeri olanlar, ÖTV I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi için EPDK’dan lisans alan mükellefler, ÖTV III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal edenler, Maden üretim faalietinde bulunanlar, Şeker Kanununda tanımına yer verilen şekerin imalini yapan mükellefler, Demir Çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracını yapan mükellefler, Gübre Takip Sistemi’ne kayıtrlı kullanıcılar, 1 Temmuz 2020 tarihine kadar e-İrsaliye'ye geçmek zorundadırlar. Komisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükelleflerin ise  1 Ocak 2020 tarihine kadar e-İrsaliye'ye geçiş yapmaları gerekmektedir. e-İrsaliye'ye gönüllü geçmek isteyen şahıs ve sermaye firmaları herhangi bir tarihte e-İrsaliye'ye geçiş yapabilirler.

Ticari hayatımızda yerini alan e-İrsaliyenin kullanıcılarına sunduğu avantajlarla ilgili olarak gelebilecek soruya yanıt olması için aşağıdaki bilgileri yazmakta fayda var. Buna göre  

Kağıt irsaliye hazırlamak için harcanan zaman, e-İrsaliye uygulaması ile minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir. Kağıt irsaliyenin basımı, hazırlanması, onaylanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi için yapılan masraflar, e-İrsaliye ile minimum seviyeye ineceği için firmaların maddi yönden tasarruf elde etmesini sağlar. e-İrsaliye, elektronik ortamda aktarılacağı için alıcı ve satıcı arasındaki belge ulaştırma süresi oldukça kısalır. Bu da düzenleme, kabul, ret, kısmi kabul, iade ve yaşanacak çeşitli aksaklıkların hızlıca satıcıya iletilmesine imkan tanır. Geçmiş dönemlerde hazırlanan irsaliyelere ulaşım ya da denetim ve kontrol anlarında, elektronik ortamda yer alan e-İrsaliyelere ulaşım süresi saniyelerle ölçülür. Hazırlanan tüm e-İrsaliyeler 10 yıl süreyle dijital ortamda arşivlenir. Bu da kağıt irsaliyelerin arşivlenmesi için harcanan zaman, mekan ve personel masrafını ortadan kaldırır. e-İrsaliye sistemi, firmaların muhasebe sistemlerine entegre edilebildiği için parasal giriş-çıkışların hızı artar. Ayrıca raporlama için de kolaylık sağlar. Kağıda basılı irsaliyeler için kesilen binlerce ağaç, e-İrsaliye sayesinde doğadaki varlığını sürdürmeye devam eder.

Kolaylığı ve avantajlarıyla öne çıkan e- İrsaliyeye Nasıl Başvurulur? Sorusunun yanıtını da aşağıda yazalım. 

Kağıt irsaliyle aynı görevi üstlenmesine rağmen çok daha hızlı, ucuz ve pratik olan e-İrsaliyeye geçiş yöntemleri üçe ayrılır:

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal. e-İrsaliye uygulamasına ait temel fonksiyonlar, Gelir idaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB Portal üzerinde yer alır. Firmalar bu uygulama aracılığıyla e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapabilirler. Ancak sadece temel fonksiyonlar yer aldığı için ihtiyaçlara uygun şekilde geliştirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle işletmelerin GİB Portali tercih etmesini güçleştirir.

Entegrasyon; Firmalar, e-İrsaliye uygulamasını kullanmak için kendi yazılımlarını geliştirebilirler. Ancak bunun içinde bilgi işlem altyapısı, yazılım, teknik bilgiye sahip personel gibi ek masrafları karşılamaları gerekir. Bu da maliyetin artmasına neden olur.

Firmalar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal ya da kendi yazılımları ile sisteme dahil olmak istemeleri durumunda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sayfasında yer alan e-İrsaliye başvuru kılavuzunu incelemeli ve istenilen şartları yerine getirmelidir.

Özel Entegrasyon

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış özel entegratörler, kendi altyapı yazılım ve personellerine sahip oldukları için firmaların herhangi bir ek yatırım yapması gerekmez. Doğrudan özel entegratörün sağladığı uygulamayı kullanabilirler. Ayrıca özel entegratör yöntemiyle e-İrsaliye sistemine dahil olacak firmaların Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e başvuruda bulunması da gerekmez.

Yukarıda bilgilerini yazdığımız e- irsaliye uygulamasıyla ilgili olarak aşağıdaki bilgileri de yazalım. 

e- irsaliye veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiş olan bir uygulamadır. Elektronik ortamda hazırlanan e-İrsaliye üzerinde bulundurulması gereken zorunlu bilgiler ise aşağıdakiler gibi olmalıdır;

e-İrsaliye’yi düzenleyen şirkete ait bilgiler (adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası), e-İrsaliyesinin düzenlenme tarihi ve belge numarası, e-İrsaliye’nin yönlendirileceği alıcı bilgileri (adı, adres, ticaret unvanı, adresi, vergi numarası vb.) Taşınan malın nevi(türü), miktarı Fiili sevk tarihi, saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bulunmalıdır. e-İrsaliye kullanıcısı şirketlerin elektronik belge üzerinde yukarıda belirtilen zorunlu bilgilere ilave olarak kendi ihtiyaçları durumunda farklı bilgileri de bulundurması mümkündür. Düzenlenecek e-İrsaliyelerde, GİB sistemlerinden elektronik ortamda doğrulanması, sorgulanması ve görüntülenmesine imkân vermek amacıyla kare kodun belge üzerinde bulunması mecburidir

e-İrsaliye Uygulaması İzniyle ilgili olarak aşağıdaki bilgilerin öğrenilmesinde fayda var. Buna göre 

e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu yoktur. Fakat e-İrsaliye düzenlemiyor olsanız bile, tarafınıza kesilen e-İrsaliye belgelerini alabilmek için e-İrsaliye uygulamasına dahil olmanız gerekebilir. Çünkü merkezinde Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın yer aldığı e-İrsaliye, yalnızca uygulamaya geçiş yapmış kayıtlı şirketler arasında kullanılabilecek. Kısacası “Kimler e-İrsaliye kullanabilir?” sorusuna cevap olarak. Daha önceden yıllık cirosu 5 milyon TL olan ve yalnızca internetten satış gerçekleştiren firmaları kapsayan e-Arşiv zorunluluğu, son yayınlanan taslak tebliğ ile yıllık cirosu 5 milyon TL olan ve “internette satış yapıyor olmasına bakılmaksızın” tüm şirketleri kapsamaktadır. Bu tarife uyan tüm firmalar zorunlu olarak e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. e-Arşiv’e geçiş, beraberinde e-Fatura’ya geçişi de mecbur kılıyor. Çünkü e-Fatura’ya geçmeden e-Arşiv kullanılamamaktadır. Bu sebeple tüm bu firmalar e-Fatura kullanıcısı olmak zorundadırlar. GİB’in yayınladığı taslak tebliğ, e-Fatura kullanan firmalar için e-İrsaliye kullanımını da zorunlu kıldığı için e-İrsaliye’ye geçiş yapacak firma sayısının oldukça fazla olması beklenmektedir.