STOK TAKİP
PROGRAMI NEDİR? TAKİBİ NASIL YAPILIR?
Yazımıza
başlamadan önce ‘Stok’ kelimesinin sözlük anlamına göz atalım. (envanter) başka
bir adıyla (stok) bir işletmenin nihai yeniden satış, üretim veya kullanım
hedefi için elinde tuttuğu mal ve malzemeleri ifade eder.
Başka bir
anlatımla ‘stok’ üretilip satışa hazır hale getirilmiş, depolanmış malların
toplam miktarı veya bir sanayi dalında kullanılan hammaddelerin, işlenmiş ya da
yarı işlenmiş maddelerin tümü anlamına da gelir.
Başlıkta ismi
geçen ‘stok takibi’ ise bir işletmenin yada firmanın çalışmasını sürdürebilmesi
için satmak üzere aldığı yada satılacak ürünü üretmek için kullandığı
malzemelerin kaydının adıdır. Bu tutulan stok kaydının amacı işletmenin veya
firmanın karlılığını arttırmak için stok ve üretim maliyetlerini en aza
indirecek stoklama seviyesini tutturmaktır.
Stok takip
programı ise firmanın veya işletmenin mal alımı yaptığı, ürettirdiği veya
ürettiği ürünlerin sevk ve depolama maliyetlerini en aza indirecek seviyede
yönetimini ve kontrolünü sağlamasıdır. Şirketler, firmalar veya işletmeler yok
satma riskini alamayacakları için her zaman stoklarını kontrol etmek
zorundadır. Stok takibi aynı zamanda firma müşterilerinin hangi dönemlerde ne
gibi taleplerinde artışlar olduğunu analiz edilmesine yardımcı olur.
Stok takibiyle
iş organizasyonlarınızı profesyonel bir şekilde yapabilirsiniz. Stok takip
sistemine yapılan giriş ve çıkışların dengelenmesini sağlarsınız. Firma ve
müşterileriniz için gereksinimlerinizi belirleyerek hangi ürün için ne zaman
sipariş vermeniz gerektiğini netleştirmeniz açısından stok takibi sisteminin
önemi büyüktür.
Yazıda geçen
stok takip programı firma ve işletmelerin ürünlerinin miktarlarını gözeterek
mağaza ve depolarındaki durumu takip eden programın ismidir.
Stok ve stok
takibiyle ilgili yazımıza devam olarak bu bölümde de stok takibinin nasıl
yapılacağıyla ilgili bilgileri yazalım. Stok takibi günümüzde ilerleyen
teknolojiyle birlikte birçok yolla yapılabilir. Kağıt veya kalemle stok takibi
yapılabileceği gibi excel programı tarzı bir programla, kendi yazılımınızla
stok takibine özel geliştirilen yazılım programlarını kullanarak veya bu
programı destekleyen özel yazılım firmalar tarafından geliştirilen programları
kullanarak stok takibini kolaylıkla ve güven içinde yapabilirsiniz.
Stok takibi
konusunda işlenmesi gereken diğer önemli bir konu başlığı ise ‘cari Stok
Takibi’ dir. Bu takip çeşidi hangi firmadan hangi üründen ne kadar miktarda ve
tutarda stokların alındığını gösteren sistemdir. Stoklarda gerçekleşen
hareketlerin dökümü niteliğindeki bu takip stok değerlendirmesi yapmanıza ve
girilen tarihlere göre stokun durumuyla ilgili detaylı bilgiye sahip olunmasına
yardımcı olur
Yazımızın
başlığında yer alan önemli ikinci başlık ise ‘Stok takibinin nasıl
yapılacağıyla ilgilidir’ Stok takibinin nasıl yapılacağıyla ilgili en kısa
anlatım (gerekli ürünler tespit edilmesi ve eksik listesi düzenlenmelidir.
Tedarikçiden talep edilen ürünler, mal veya mallar stok takibi yapan
personelinde bilgisi dahilinde olmalıdır. Siparişin teslim tarihi önceden
bilinmelidir. Tedarikçiden gelen ürünler teslim alınırken kontrol edilmeli,
hasar tespiti ve sayımı o an yapılmalı kayıt altına alınmalıdır. Stok takibi
yapılırken ürünler ve işlemler düzenli olarak takip edilmelidir. Firma ve
müşteri için gerekli ürünler tespit edilmeli zaman geçirilmeden eksik listesi
hazırlanmalıdır. Gelen ürünlerin saklanacağı yerde veya depoda yerleşim planı
hazır olmalıdır. Ürün veya malla gelen giden fatura irsaliye ve tutanaklar güvenli
bir yerde muhafaza edilmelidir. Depo ve ürün sayımları düzenli yapılmalı,
üretim için gerekli malzemeler kayıt altına alınarak stoklardan düşümünün
yapılması sağlanmalıdır. Ürünlerin türü, miktarı ve çeşidi teslim süresi,
ürünün işlevselliği son kullanım tarihleri tespit edilerek gerekli takibinin
yapılması sağlanmalıdır. Stok takibi yapan personel tarafından müşteriden ve
tedarikçiden gelen iade ürünlerin takibi iyi yapılmalıdır. Depolarda ve ürünün
tutulduğu bölümlerde bir sonraki sipariş için gerekli olan ürünler içinde eksik
olanların tespiti yapılmalıdır. Excel programı veya defterle yapılan stok
takibi uygulamalarında gelişen teknolojiyle birlikte gelişen yazılım sistemleri
sayesinde fatura kesme programıyla stok takibi daha kolay yapılır hale getirilmiştir.
Burada stok
yönetimine de değinilmeden geçilmemesi gerekiyor. Kuralına uygun gelişen
teknolojiyi de içine alarak yapılan stok yönetimiyle firma ve işletmelerin
gelir gider dengesi sağlanabilir. Stok fazlasının gereksiz maliyete yol açarak
zarara girmenize neden olacağı gibi stok yetersizliğinden kaynaklı müşteri
memnuniyetinde olumsuz durumlarla karşılaşma olasılığını arttırmaktadır. İyi
bir stok yönetimiyle üretim sürecinin düzenli ve sürekli olmasını
sağlayabilirsiniz. İyi yapılan stok takibiyle ham madde ve ürün eksikliği
nedeniyle üretim süreciniz durma noktasına gelmez veya üretiminiz aksamaz. Stok
yönetiminde gereksinimler iyi analiz edildiğinde finansal yönetimde etkinlik
kazanır. Tedarik ve satış stok takibiyle düzene gireceği için maliyette düşer.
Ürün ve malla ilgili stok takibi sayesinde maliyet muhasebesi daha kolay ve
rahat yapılabilir. Üretim süreci gerçeğe yakın olduğu için yönetilmesi hızlanır
ve kolaylaşır. Bu yolla malzeme ürün kaybı en aza indirilebilir.
Yapılan hir
işte olduğu gibi stok takibinin düzenli yapılması halinde kişiden kişiye
firmadan firmaya değişebilecek dezavantajlarda ortaya çıkabilir. Örnek vermek
gerekirse stok barındırmak ve bulundurmak maliyetleri arttırabilir. Özellikle
depolama maliyeti adı altında farklı bir kalem finansal tablolarınızın içine
girer. Depolara ait giderler, kira, elektrik, ısıtma yada soğutma, sigorta,
hasarlı veya bozulmuş ürünler gibi maliyetlerde stoklamayla birlikte ortaya
çıkabilir. Stoklar için ayrılan para ve nakit değere sahip yatırım araçlarını
diğer farklı kaynaklar için kullanamazsınız. Stok takibi başlığı altında
depolanan ürünün piyasasında azalma yaşandığında maliyete yakın bazen de
maliyetinin altında biran önce elden çıkartmak gerekebilir. Eğer yapılacak işte
kullanılacak ham maddenin fiyatı piyasada sabit değilse, ham maddeyi yüksek
fiyattan stoka alma yada zarar etme ihtimali ortaya çıkabilir.
Burada yapılan
stokları da maliyet anlamında iki ana başlık altında toplamak mümkün olacaktır.
Bunların en başında ‘Birim Maliyeti’ ve ‘Sipariş Maliyeti’. Bir ürünün veya
malın belirli bir zaman aralığında stokta tutulmasının maliyetine ‘Stok
Maliyeti’ denir. Bir girişimci acısından en önemli konulardan biri gelir gider
tablosunun iyi takip edilmesidir. Yapılacak işlem kolay görünse de uygulamada
pek çok zorlukla karşılaşılabilir. Satıştan kaynaklanan gelirleri ve işletmenin
katlandığı genel giderleri ölçebilmek iyi bir takiple olur. Her işletmenin
sahip olduğu genel giderler vardır. Bu giderlerin yanı sıra işletmelerin veya
firmaların satıştan elde ettiği bir takım gelirlerde mevcuttur. Hem gelirlerin,
hem de giderlerin takibi için çok iyi hazırlanmış başında profesyonel
personelin bulunduğu bir stok takip sistemi kurulmalıdır. Kar zarar
hesaplamasının yapılması için her yılın sorunda mutlaka stok sayımı da eksiksiz
ve tam olarak yapılmalıdır. Yapılan stok sayımı işleminin kayıt altına alınması
kesinlikle önemli bir şart olarak ön sıralarda bulunmalıdır. Kayıt altına
alınan stok bilgileri isi işyerinin veya firmanın sorumlu muhasebecisine de
doğrudan iletilmelidir. Yılda üç kez stok takibinde sayım yapılması gerekirken
istenildiği halde her ay veya her hafta da stok sayımı yapılarak çıkan sonuçlar
kayıt altına alınabilir.
Yapılacak stok
takibinde ele alınacak konu başlıklarını da mal, ham madde, yarı mamül, işletme
malzemesi, yardımcı malzeme ve mamül olarak ortaya çıkabilir.
Yazımızın son bölümünde ise kullanım
alanlarına göre stok türlerini de yazalım. Bu stok türlerini amaçlarına göre
tampon stoğu, emniyet stoğu ve çevrim stoğu olarak üç ana başlıkta ele
alabiliriz.